Kelayakan e-mel adalah berdasarkan kategori pengguna dan lokasi bertugas seperti berikut:

1. Kakitangan UKM / SBU: @ukm.edu.my
2. Kakitangan HPKK: @htabtar.edu.my
3. Kakitangan HCTM: @hctm.ukm.edu.my
4. Pelajar UKM: @siswa.ukm.edu.my
5. Pelajar Permata Pintar: @permatapintar.ukm.edu.my

• E-mel Rasmi Individu: Diberikan kepada staf atau pelajar mengikut nombor pekerja/matrik untuk urusan tugas hakiki, akademik, dan pentadbiran. Setiap staf atau pelajar hanya layak mempunyai satu akaun E-mel Rasmi Individu yang aktif pada satu-satu masa.
• E-mel Rasmi Jawatan/Khas: Alamat e-mel yang mewakili jawatan, unit, fungsi, atau keperluan khas (contoh: dekan@ukm.edu.my atau penerbit@ukm.edu.my). Akaun ini kekal dan tidak dikaitkan terus dengan individu, serta boleh terus digunakan walaupun berlaku pertukaran pemegang jawatan.
• E-mel Kumpulan: Digunakan untuk komunikasi rasmi antara jabatan, unit, jawatankuasa, projek, atau kumpulan sasaran tertentu (contoh: staf-fep@ukm.edu.my). E-mel kumpulan bukan akaun individu dan tidak boleh digunakan untuk tujuan peribadi.

Setiap kakitangan atau pelajar hanya layak mempunyai satu (1) akaun rasmi individu yang aktif pada satu-satu masa.

• E-mel Rasmi Individu Kakitangan UKM: Permohonan dibuat melalui sistem Gerbang Perkhidmatan ICT (https://digital4u.ukm.my/email).
• E-mel Rasmi Individu Pelajar UKM: Akaun dijana secara automatik apabila mendaftar sebagai pelajar dan status akaun boleh disemak melalui Gerbang Perkhidmatan ICT (https://digital4u.ukm.my/email).
• E-mel Rasmi Jawatan/Khas: Permohonan dibuat menerusi Gerbang Perkhidmatan ICT (https://digital4u.ukm.my/email) berserta dokumen sokongan (seperti surat lantikan/arahan).
• Kakitangan HCTM / Hospital TABTAR: Permohonan dibuat melalui portal IT organisasi masing-masing (jtmonline.hctm.ukm.my / laman.htabtar.ukm.edu.my).

1. Kakitangan UKM/HCTM/SBU/HPKK: 50GB
2. Kakitangan / E-mel Rasmi Anak Syarikat (UKM Holding): 2GB
3. Pelajar: 10GB

Ya, lampiran perlu dihadkan kepada kurang daripada 10MB. Untuk fail bersaiz besar, pengguna digalakkan menggunakan pautan awan seperti Google Drive. Fail jenis .exe, .htm, dan .html adalah tidak dibenarkan sebagai lampiran.

Pengguna bertanggungjawab menukar kata laluan sekurang-kurangnya sekali dalam setahun dengan menggunakan kata laluan yang kukuh.

Tidak. Penghantaran lampiran yang mengandungi fail executable atau skrip web seperti .exe, .htm, dan .html adalah dilarang sama sekali atas faktor keselamatan. Bagi dokumen bersaiz besar (melebihi 10MB), pengguna digalakkan menggunakan pautan perkongsian Google Drive.

Akaun kakitangan akan ditamatkan selepas 6 bulan dari tarikh tamat perkhidmatan. Peringatan akan dihantar menerusi e-mel tiga (3) minggu sebelum tindakan penamatan dan pemadaman data diambil.

Akaun e-mel pelajar yang telah tamat pengajian akan ditamatkan secara berperingkat pada 31 Disember tahun konvokesyen / tahun tamat pengajian atau 31 Mac tahun berikutnya. Bagi pelajar berstatus tidak aktif (menarik diri/diberhentikan), akaun akan ditamatkan mengikut tempoh dasar antara 6 bulan hingga 1 tahun.